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Registro de Comprobantes de Ventas
Modulo: Ventas Tipo: Process Estado: Implementado Fecha: 2026-03-09
Descripcion
El sistema debe registrar comprobantes de ventas — Facturas, Notas de Credito y Notas de Debito — ejecutando de forma atomica un conjunto de efectos contables y operativos. Este es el proceso central del modulo de ventas: toda emision de comprobante, ya sea individual o masiva, transita por este flujo.
Valor para el negocio:
- Garantiza que cada comprobante emitido genera exactamente los efectos esperados en cuenta corriente, tesoreria, stock y auditoria, sin estados parciales ni inconsistencias
- Unifica el comportamiento de emision individual (pantalla de ventas) y emision en lote (facturacion de membresias) bajo las mismas reglas de negocio
- Mantiene trazabilidad completa entre el comprobante y todos sus efectos para auditorias y cruces entre modulos
Contexto:
- Los comprobantes electronicos requieren autorizacion del ente regulatorio ARCA/AFIP antes de ser registrados. Los comprobantes manuales o de prueba no requieren esta autorizacion
- El tenant puede tener habilitados o no los modulos de Stock y Tesoreria. La presencia o ausencia de estos modulos determina que efectos se aplican al registrar un comprobante
- El sistema opera en dos modos: oficial (produccion, con envio real a ARCA) y prueba (sin envio a ARCA, base de datos separada)
- Una Nota de Credito siempre esta asociada a un comprobante original. El modo de operacion de la NC (oficial/prueba) se hereda del comprobante original, no del estado actual del sistema
Flujo del Proceso
El proceso de registro de un comprobante de ventas sigue estos pasos en orden estricto:
Numeracion del comprobante — El sistema determina el numero del comprobante segun el modo de operacion:
- Si el comprobante ya trae un numero indicado por el operador (comprobante manual preimpreso), el sistema conserva ese numero sin consultar ninguna fuente externa
- Si el sistema opera en modo prueba, el numero se asigna desde el registro interno del sistema
- Si el sistema opera en modo oficial, el sistema solicita a ARCA el numero autorizado y obtiene el CAE (Codigo de Autorizacion Electronico) con su fecha de vencimiento. Si ARCA no responde o devuelve error, el proceso se detiene sin registrar ningun dato
Registro del comprobante — El sistema guarda el comprobante con su numero, cabecera e items. El impacto financiero del comprobante depende de su tipo:
- Factura: registra el total como deuda del cliente (columna debe)
- Nota de Credito: registra el total como credito al cliente (columna haber); el comprobante referencia al original
- Nota de Debito: registra el total como deuda adicional del cliente (columna debe); el comprobante referencia al original
Efecto en cuenta corriente o tesoreria — Segun la condicion de venta del comprobante, el sistema aplica exactamente uno de estos efectos (nunca ambos):
- Condicion "cuenta corriente": se registra el movimiento en la cuenta corriente del cliente (cargo para Factura y ND, abono para NC)
- Condicion "contado": se registra el ingreso o egreso en caja
- Condicion "tarjeta": se registra el ingreso en caja y ademas la salida hacia la cuenta bancaria asociada a la tarjeta (dos movimientos)
Efecto en stock — Solo si el modulo de Stock esta habilitado para el tenant:
- Factura: descuenta del stock los articulos vendidos
- Nota de Credito con articulos marcados como "recupera": repone el stock de esos articulos
- Nota de Debito: no genera ningun movimiento de stock
Trazabilidad — Solo si el modulo de Stock esta habilitado y el comprobante es Factura o Nota de Credito:
- El sistema genera un identificador global unico que vincula el comprobante con todos sus efectos (stock, cuenta corriente, caja) para permitir auditorias y cruces entre modulos
Registro de auditoria — El sistema registra la accion (tipo de comprobante, actor, fecha y hora) en el registro de auditoria del sistema
Si cualquiera de los pasos 2 al 6 falla, el sistema deshace todos los efectos parciales y deja la base de datos en el estado anterior al inicio del proceso.
Reglas de Negocio
RN-001: Unicidad del numero de comprobante
- Condicion: El sistema asigna o recibe un numero de comprobante
- Accion: El numero debe ser unico por tipo de comprobante y sucursal. El sistema rechaza cualquier intento de registrar un comprobante con un numero ya existente para ese tipo y sucursal
- Ejemplo: No puede existir una segunda Factura B numero 1000 en la sucursal 1
RN-002: CAE obligatorio para comprobantes electronicos en modo oficial
- Condicion: El sistema opera en modo oficial y el comprobante requiere autorizacion electronica
- Accion: El CAE emitido por ARCA debe obtenerse y quedar registrado antes de iniciar el registro del comprobante en la base de datos. Si ARCA no emite el CAE, el proceso no continua
- Ejemplo: Una Factura A en modo oficial no puede registrarse sin CAE
RN-003: Comprobantes en modo prueba no tienen CAE real
- Condicion: El comprobante se emite en modo prueba
- Accion: El sistema asigna numeracion interna y no contacta a ARCA. El comprobante queda marcado como de prueba y no tiene CAE de ARCA
- Ejemplo: Una Factura B emitida en modo prueba recibe numero del registro interno del sistema
RN-004: La Nota de Credito debe referenciar un comprobante original
- Condicion: El operador emite una Nota de Credito
- Accion: El sistema exige que la NC identifique el comprobante al que esta asociada. No se puede registrar una NC sin comprobante de referencia
- Ejemplo: Una NC debe indicar el numero y tipo de la Factura que acredita
RN-005: La condicion de venta de una NC no puede diferir de la del comprobante original en cancelaciones totales
- Condicion: La NC cancela totalmente el comprobante original
- Accion: La condicion de venta de la NC debe coincidir con la condicion de venta del comprobante original. El sistema rechaza una NC con condicion diferente si cancela el comprobante en su totalidad
- Ejemplo: Si la Factura original fue en cuenta corriente, la NC de cancelacion total debe ser tambien en cuenta corriente
RN-006: El movimiento de stock se registra en la misma operacion que el comprobante
- Condicion: El modulo de Stock esta habilitado y el comprobante genera movimiento de stock
- Accion: El egreso o ingreso de stock se registra en la misma operacion atomica que el comprobante. Si el movimiento de stock falla, el comprobante tampoco se registra
- Ejemplo: Una Factura con articulos de stock y el egreso de esos articulos se registran juntos o no se registra ninguno
RN-007: El identificador de trazabilidad es unico e inmutable
- Condicion: El sistema genera el identificador de trazabilidad para un comprobante
- Accion: El identificador se genera una sola vez por comprobante y no puede modificarse posteriormente. Vincula de forma permanente el comprobante con sus efectos en otros modulos
- Ejemplo: Una vez emitida la Factura, el identificador que la vincula con el movimiento de stock no puede cambiarse
RN-008: El modo de operacion de una Nota de Credito lo determina el comprobante original
- Condicion: Se emite una Nota de Credito
- Accion: El sistema ignora el modo actual del sistema (oficial/prueba) para la NC y toma el modo del comprobante original al que esta asociada. Si la Factura original fue oficial, la NC es oficial aunque el sistema este en modo prueba
- Ejemplo: Una NC sobre una Factura oficial se registra como oficial, aunque en ese momento el sistema opere en modo prueba
RN-009: El proceso es atomico — todos los efectos o ninguno
- Condicion: Cualquier etapa del proceso de registro falla
- Accion: El sistema revierte todos los efectos ya aplicados en esa operacion y deja la base de datos en el estado previo al inicio. No se admiten estados parciales
- Ejemplo: Si el movimiento de caja falla, el comprobante tampoco queda registrado
RN-010: La via de numeracion se determina automaticamente
- Condicion: El sistema inicia el proceso de registro de un comprobante
- Accion: El sistema determina la via de numeracion en este orden: si el comprobante ya trae numero indicado, lo conserva (manual); si el modo es prueba, asigna numero interno; en caso contrario, contacta a ARCA. El operador no elige la via manualmente
- Ejemplo: Un comprobante enviado sin numero en modo oficial siempre va a ARCA; uno en modo prueba siempre va al registro interno
Actores Involucrados
- Operador de ventas: Emite comprobantes individuales desde la pantalla de ventas. Puede indicar el numero si trabaja con comprobantes manuales preimpresos
- Sistema automatizado: Ejecuta la facturacion en lote de membresias, procesando multiples comprobantes bajo el mismo contexto de empresa y periodo
- Ente regulatorio ARCA/AFIP: Valida y autoriza comprobantes electronicos en modo oficial, asignando el CAE y el numero de comprobante
Casos de Uso
UC-001: Emision de Factura en contado
Actor: Operador de ventas
Precondiciones:
- El operador tiene permiso de emision de comprobantes
- El cliente existe y esta activo en el sistema
- El sistema opera en modo oficial
Flujo principal:
- El operador completa los datos del comprobante: cliente, articulos, cantidades y condicion de venta "contado"
- El operador confirma la emision
- El sistema contacta a ARCA y obtiene el numero autorizado y el CAE
- El sistema registra la Factura con el numero y CAE obtenidos
- El sistema registra el ingreso en caja por el total del comprobante
- El sistema descuenta del stock los articulos vendidos (si el modulo de Stock esta habilitado)
- El sistema genera el identificador de trazabilidad que vincula la Factura con sus efectos (si el modulo de Stock esta habilitado)
- El sistema registra la accion en el historial de auditoria
- El operador recibe confirmacion con el numero de comprobante y puede imprimir
Flujos alternativos:
- 3a. ARCA no responde o devuelve error: El sistema informa el error al operador y no registra ningun dato. El operador puede reintentar
- 3b. ARCA aprueba el CAE pero el registro en la base de datos falla: El sistema guarda el CAE recibido para permitir la recuperacion manual posterior, e informa el error al operador
- 5a. Falla cualquier efecto posterior al inicio del registro: El sistema deshace todos los cambios y no quedan datos parciales en el sistema
Postcondiciones:
- Factura registrada con numero y CAE
- Caja incrementada por el total del comprobante
- Stock decrementado para cada articulo vendido (si aplica)
- Trazabilidad registrada (si aplica)
- Auditoria registrada
UC-002: Emision de Factura en cuenta corriente
Actor: Operador de ventas
Precondiciones:
- El operador tiene permiso de emision de comprobantes
- El cliente existe, esta activo y tiene cuenta corriente habilitada
- El sistema opera en modo oficial
Flujo principal:
- El operador completa los datos del comprobante: cliente, articulos, cantidades y condicion de venta "cuenta corriente"
- El operador confirma la emision
- El sistema contacta a ARCA y obtiene el numero autorizado y el CAE
- El sistema registra la Factura con el numero y CAE obtenidos
- El sistema registra el cargo en la cuenta corriente del cliente por el total del comprobante
- El sistema descuenta del stock los articulos vendidos (si el modulo de Stock esta habilitado)
- El sistema genera el identificador de trazabilidad (si el modulo de Stock esta habilitado)
- El sistema registra la accion en el historial de auditoria
- El operador recibe confirmacion
Flujos alternativos:
- Mismos flujos alternativos que UC-001
Postcondiciones:
- Factura registrada con numero y CAE
- Deuda registrada en cuenta corriente del cliente
- No se genera ningun movimiento de caja
- Stock decrementado para cada articulo vendido (si aplica)
- Trazabilidad registrada (si aplica)
- Auditoria registrada
UC-003: Emision de Nota de Credito
Actor: Operador de ventas
Precondiciones:
- El operador tiene permiso de emision de comprobantes
- Existe el comprobante original (Factura) a acreditar
- El operador conoce el comprobante al que aplica la NC
Flujo principal:
- El operador selecciona el comprobante original a acreditar y completa los datos de la NC
- El sistema determina el modo de operacion de la NC desde el comprobante original (no del modo actual del sistema)
- El sistema obtiene el numero autorizado para la NC:
- Si el comprobante original fue oficial: contacta a ARCA
- Si el comprobante original fue de prueba: asigna numero interno
- El sistema registra la NC referenciando el comprobante original
- El sistema revierte el efecto financiero del comprobante original:
- En cuenta corriente: registra un abono si la condicion fue "cuenta corriente"
- En caja: registra un egreso si la condicion fue "contado" o "tarjeta"
- Para los articulos marcados como "recupera" en la NC, el sistema repone el stock (si el modulo de Stock esta habilitado)
- El sistema genera el identificador de trazabilidad para la NC (si el modulo de Stock esta habilitado)
- El sistema registra la accion en el historial de auditoria
- El operador recibe confirmacion
Flujos alternativos:
- 3a. Modo oficial y ARCA no responde: El sistema informa el error, no registra nada
- 6a. Articulos no marcados como "recupera": No se genera ningun movimiento de stock para esos articulos
Postcondiciones:
- NC registrada y vinculada al comprobante original
- Efecto financiero revertido en cuenta corriente o caja segun condicion
- Stock repuesto para articulos "recupera" (si aplica)
- Trazabilidad registrada (si aplica)
- Auditoria registrada
UC-004: Emision de Nota de Debito
Actor: Operador de ventas
Precondiciones:
- El operador tiene permiso de emision de comprobantes
- Existe el comprobante original al que se asocia la ND
- El cliente tiene cuenta corriente habilitada (si la condicion es "cuenta corriente")
Flujo principal:
- El operador selecciona el comprobante original y completa los datos de la ND (concepto, importe)
- El operador confirma la emision
- El sistema contacta a ARCA y obtiene el numero autorizado (si modo oficial)
- El sistema registra la ND referenciando el comprobante original
- El sistema registra el cargo adicional:
- En cuenta corriente: cargo adicional si la condicion es "cuenta corriente"
- En caja: egreso si la condicion es "contado" o "tarjeta"
- No se genera ningun movimiento de stock (la ND nunca afecta stock)
- El sistema registra la accion en el historial de auditoria
- El operador recibe confirmacion
Postcondiciones:
- ND registrada y vinculada al comprobante original
- Cargo adicional registrado en cuenta corriente o caja segun condicion
- Sin movimiento de stock
- Auditoria registrada
UC-005: Facturacion en lote (membresias)
Actor: Sistema automatizado / Administrador
Precondiciones:
- El periodo de facturacion esta configurado y activo
- Existen socios con facturacion pendiente para el periodo
- El sistema opera en modo oficial
Flujo principal:
- El sistema reune todos los comprobantes a emitir para el periodo actual
- El sistema envia el lote a ARCA y obtiene los CAEs para cada comprobante en bloque
- Por cada comprobante del lote, el sistema ejecuta el proceso de registro:
- Registra la Factura con el numero y CAE obtenidos
- Registra el cargo en cuenta corriente del socio (la condicion de venta de membresias es siempre "cuenta corriente")
- Descuenta stock si aplica (si el modulo de Stock esta habilitado)
- Genera trazabilidad si aplica
- El sistema registra la auditoria del lote en una unica operacion
- El administrador puede revisar el resultado en el historial del lote
Flujos alternativos:
- 2a. ARCA no autoriza algun comprobante del lote: El sistema identifica cuales fueron autorizados y cuales no. Los comprobantes autorizados se registran; los rechazados quedan pendientes para reintento
- 3a. El registro de un comprobante falla: Solo ese comprobante no queda registrado; los demas del lote no se ven afectados
Postcondiciones:
- Facturas del lote registradas con numero y CAE
- Cargos registrados en cuenta corriente de cada socio
- Stock decrementado para articulos de membresias que correspondan (si aplica)
- Auditoria del lote registrada
- Administrador puede ver el resultado del proceso
UC-006: Emision de comprobante en modo prueba
Actor: Operador de ventas
Precondiciones:
- El sistema opera en modo prueba para el tenant
- El operador tiene permiso de emision de comprobantes
Flujo principal:
- El operador completa los datos del comprobante normalmente
- El operador confirma la emision
- El sistema asigna el numero desde el registro interno, sin contactar a ARCA
- El sistema registra el comprobante en la base de datos de prueba del tenant
- El sistema aplica todos los efectos normales (caja o cuenta corriente, stock, trazabilidad, auditoria) pero en la base de datos de prueba
- El operador recibe confirmacion. El comprobante queda marcado como "prueba"
Postcondiciones:
- Comprobante registrado en base de datos de prueba, marcado como prueba
- Todos los efectos aplicados en la base de datos de prueba
- Sin impacto en datos de produccion
- Sin CAE real de ARCA
Integracion con Cuenta Corriente
- Al emitir una Factura o ND en condicion "cuenta corriente", se registra un cargo en la cuenta corriente del cliente por el total del comprobante
- Al emitir una NC en condicion "cuenta corriente", se registra un abono en la cuenta corriente del cliente por el total de la NC
- Si la condicion de venta no es "cuenta corriente", no se genera ningun movimiento en cuenta corriente para ese comprobante
Integracion con Tesoreria
- Al emitir una Factura en condicion "contado", se registra un ingreso en caja por el total
- Al emitir una NC en condicion "contado", se registra un egreso de caja por el total
- Al emitir con condicion "tarjeta", se registran dos movimientos: uno de ingreso en caja y uno de salida hacia la cuenta bancaria de la tarjeta
- Si el modulo de Tesoreria esta deshabilitado para el tenant, no se generan movimientos de caja aunque la condicion no sea "cuenta corriente"
Integracion con Stock
- El efecto en stock solo aplica si el modulo de Stock esta habilitado para el tenant
- La Factura descuenta el stock de los articulos vendidos que tengan control de stock habilitado
- La NC repone el stock de los articulos marcados como "recupera" en la devolucion
- La ND nunca genera movimiento de stock
Integracion con Facturacion Electronica (ARCA/AFIP)
- En modo oficial, el numero y CAE de cada comprobante electronico son provistos por ARCA antes del registro
- El CAE tiene una fecha de vencimiento que queda registrada junto al comprobante
- En modo prueba no se contacta a ARCA
- Si ARCA aprueba el CAE pero el registro posterior en el sistema falla, el CAE queda guardado para permitir la recuperacion manual por parte del administrador
Consideraciones
Seguridad
- Solo usuarios con permiso de emision de comprobantes pueden iniciar el proceso
- El modo de operacion (oficial/prueba) del tenant se determina por la configuracion del sistema, no por el operador
- El modo de una NC es determinado automaticamente por el sistema a partir del comprobante original; el operador no puede indicarlo
Auditoria
- Cada comprobante registrado genera una entrada en el registro de auditoria del sistema con el tipo de comprobante, el actor que lo emitio y la fecha y hora de la operacion
- La facturacion en lote registra una entrada por cada comprobante del lote
Manejo de errores
- Si ARCA falla antes de iniciar el registro, no se registra nada y el operador puede reintentar
- Si ARCA aprueba pero el registro interno falla, el sistema guarda el CAE para recuperacion manual
- Todo error durante el registro (luego de iniciado) genera un rollback completo; no quedan datos parciales
Rendimiento
- La facturacion en lote de membresias puede involucrar cientos de comprobantes en una sola ejecucion
- Los lotes son enviados a ARCA en bloque para minimizar la cantidad de solicitudes al ente regulatorio
- La auditoria del lote se registra en una unica operacion eficiente, no una por comprobante
Dependencias
Modulos internos
- Tipos de Comprobante (Ventas): Define los tipos de comprobantes disponibles (Factura, NC, ND) y sus codigos AFIP. Ver Tipos de Comprobante
- Condicion de Venta (Ventas): Define las modalidades de pago disponibles y su comportamiento. Ver Condicion de Venta
- Multiples Condiciones de Venta (Ventas): Permite asociar mas de una condicion de venta a un mismo comprobante. Ver Multiples Condiciones de Venta
- Tarjetas (Ventas): Define las tarjetas aceptadas y su cuenta bancaria asociada. Ver Tarjetas
- Cuenta Corriente: Registra los cargos y abonos del cliente generados por los comprobantes de venta
- Tesoreria: Registra los movimientos de caja y salidas bancarias generados por los comprobantes
- Stock: Registra los egresos e ingresos de articulos generados por los comprobantes (si el modulo esta habilitado)
- Comprobantes Pendientes (Ventas): Gestion de comprobantes que no pudieron completarse. Ver Comprobantes Pendientes
Servicios externos
- ARCA/AFIP: Ente regulatorio que autoriza comprobantes electronicos en modo oficial, asignando CAE y numero
Dependencias de datos
- Deben existir los datos de la empresa emisora (CUIT, razon social, domicilio) configurados en el sistema
- Deben existir tipos de comprobante configurados con sus codigos AFIP correspondientes
- El cliente debe estar registrado y activo en el sistema
- Si la condicion es "cuenta corriente", el cliente debe tener cuenta corriente habilitada
- Si la condicion es "tarjeta", debe existir la tarjeta registrada con su cuenta bancaria asociada
- Si el modulo de Stock esta habilitado, los articulos deben estar registrados
Tabla de Efectos por Tipo de Comprobante
| Tipo | Cuenta Corriente | Tesoreria | Stock | Trazabilidad |
|---|---|---|---|---|
| Factura | Cargo (debe) | Ingreso | Egreso | Si |
| Nota de Credito | Abono (haber) | Egreso | Ingreso (si recupera) | Si |
| Nota de Debito | Cargo (debe) | Egreso | Sin efecto | No |
Cuenta Corriente y Tesoreria son mutuamente excluyentes: solo aplica uno segun la condicion de venta.Stock y Trazabilidad aplican solo si el modulo de Stock esta habilitado para el tenant.
Criterios de Aceptacion
- [x] Dado que el modulo de Stock esta habilitado y se emite una Factura, cuando el registro completa, entonces el stock de cada articulo vendido debe haber disminuido
- [x] Dado que la condicion de venta es "cuenta corriente", cuando el registro completa, entonces solo existe un movimiento en cuenta corriente del cliente (sin movimiento de caja)
- [x] Dado que la condicion de venta es "contado", cuando el registro completa, entonces solo existe un movimiento de caja (sin movimiento en cuenta corriente)
- [x] Dado que la condicion de venta es "tarjeta", cuando el registro completa, entonces existen exactamente dos movimientos de caja: uno de entrada y uno de salida hacia la cuenta bancaria de la tarjeta
- [x] Dado que ARCA aprueba el CAE pero el registro en el sistema falla, cuando ocurre el error, entonces el CAE queda guardado para recuperacion manual y no quedan datos parciales del comprobante
- [x] Dado que se emite una NC sobre una Factura oficial y el sistema esta en modo prueba, cuando la NC es procesada, entonces el sistema la registra como oficial (modo heredado del comprobante original), no como prueba
- [x] Dado que el sistema opera en modo prueba, cuando se emite un comprobante, entonces el numero se asigna desde el registro interno sin contactar a ARCA, y el comprobante queda marcado como de prueba
- [x] Dado que el modulo de Stock esta habilitado y se emite una NC con articulos marcados como "recupera", cuando el registro completa, entonces el stock de esos articulos debe haber aumentado
- [x] Dado que cualquier efecto falla despues de iniciado el registro, cuando ocurre el error, entonces ningun efecto parcial queda en el sistema (rollback completo)
- [x] Dado que se emite una ND, cuando el registro completa, entonces no se genera ningun movimiento de stock independientemente de los articulos incluidos
- [x] Dado que se emite una NC, cuando el registro completa, entonces la NC referencia al comprobante original y no puede registrarse sin el
- [x] Dado que se ejecuta la facturacion en lote de membresias, cuando el proceso completa, entonces cada comprobante del lote tiene su cargo registrado en la cuenta corriente del socio correspondiente
- [x] Dado que se registra cualquier comprobante exitosamente, cuando el proceso completa, entonces existe una entrada en el historial de auditoria con el tipo, actor y fecha de la operacion
- [x] Dado que el modulo de Stock esta habilitado y se registra una Factura o NC, cuando el proceso completa, entonces existe un identificador de trazabilidad que vincula el comprobante con sus efectos en otros modulos
- [x] Dado que el modulo de Tesoreria esta deshabilitado y la condicion de venta es "contado", cuando el registro completa, entonces no se genera ningun movimiento de caja y no se registra error por esta ausencia
Notas Adicionales
- Este proceso unifica el comportamiento de emision individual (pantalla de ventas) y emision en lote (facturacion de membresias) bajo las mismas reglas. La condicion de venta en membresias es siempre "cuenta corriente"
- El proceso de refacturacion (anular un comprobante y emitir uno nuevo en reemplazo) ejecuta este proceso dos veces en secuencia: primero para la anulacion (NC) y luego para la nueva emision. Cada ejecucion es independiente
- La gestion de comprobantes manuales preimpresos (donde el operador indica el numero) es compatible con este proceso: el sistema conserva el numero indicado sin consultar ARCA ni el registro interno